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끝없이 쌓이는 아웃룩 이메일 정리 팁 5가지

2020-06-15

마이크로소프트의 아웃룩은 전 세계 수많은 기업과 사용자에게 없어서는 안 될 중요한 툴이지만 무조건적인 사랑을 받는 것은 아니다. 실제로 온종일 가득 찬 받은 편지함을 열어보거나 회의 요청에 답변하는 일을 좋아하는 사람은 아무도 없다. 누구든지 받은 편지함을 열고 필요한 작업을 한 뒤, 최대한 빨리 벗어나고 싶어 한다.

여기서 필요한 것이 아웃룩 정리 팁이다. 5 가지 간단한 방법으로 받은 편지함을 더 편리하게 이용하면서 시간을 크게 절약할 수 있다.

01 받은 편지함을 폴더로 정리하기

받은 편지함에 이메일을 쌓아 두는 것이 간단해 보이지만, 무언가를 찾기 위해 수동으로 검색하다 보면 생각이 바뀔 것이다. 대신 메시지를 회사 또는 이메일과 관련된 맞춤형 폴더로 옮겨보자. 마치 문서 보관함을 사용하는 것과 같다.

맞춤형 폴더는 생성, 관리, 검색이 쉽고 디스크 용량 또는 시스템 관리자가 설정한 한계 외에 용량 또는 개수에 제한이 없다. 단, 조심해야 할 것이 있다. 폴더가 너무 많으면 아웃룩의 반응 속도가 느려질 수 있다. 따라서 수십 개에 불과한 문서를 위해 문서 보관함에 폴더를 만들 필요는 없다. 각 고객 또는 기업별로 폴더를 생성하거나 제목/내용(세금, 영수증, 출장 등)별로 만들고, 자주 이용하지 않는 이메일을 기타 폴더로 통합하는 것도 좋다. 맞춤형 폴더를 만드는 방법은 다음과 같다.

  1. 아웃룩의 좌측 내비게이션 창에서 개인용 폴더 옵션을 마우스로 우클릭하고 드롭다운 목록에서 새 폴더를 선택한다. 또는 폴더 탭을 열고 ‘새로 만들기’ 그룹에서 새 폴더 버튼을 클릭할 수도 있다.
  2. 입력 상자에 회의 등 폴더 이름을 입력하고 엔터를 누른다. 생각이 바뀌거나 오자가 발견되면 새 폴더를 마우스로 우클릭하고 폴더 이름 바꾸기 또는 폴더 삭제를 선택한다. 또한 우클릭 메뉴를 통해 즐겨찾기 섹션으로 이동, 복사, 추가도 할 수 있다. 동작 그룹에서 원하는 버튼을 선택하는 것도 가능하다.
  3. 리본 메뉴의 기타 모든 폴더 옵션을 파악한다. 폴더를 관리하기 위해 검색, 분류, 보관, 지금 규칙 실행, 모두 읽은 상태로 표시, 모두 삭제 등의 기능을 사용할 수 있다.
받은 편지함에 모든 것을 쌓아 두는 것도 가능하지만, 폴더를 만들어 특정 프로젝트 또는 사람과 관련된 이메일을 정리하면 더 쉽게 찾을 수 있다. © Julie Sartain

02 카테고리를 생성하고 할당하기

카테고리는 활성화된 받은 편지함에서 이메일을 정리하는 데 도움이 된다. 보류, 만료, 완료 등 각 이메일의 상태를 신속하게 판단할 수 있고, 카테고리별로 분류도 가능하다. 일주일에 한 번만 이메일을 관리해도, 카테고리별로 분류하고 모든 ‘완료’된 이메일을 신속하게 찾아 해당 폴더로 옮길 수 있다.

  1. 새로운 카테고리를 생성하려면 카테고리 행의 투명한 사각형 상자를 우클릭하고 드롭다운 목록에서 ‘모든 카테고리’를 선택한다. 컬러 카테고리 대화상자에서 새로 만들기 버튼을 클릭한다. 카테고리의 이름을 ‘새로운 카테고리 추가’ 대화상자에 입력한다.
  2. 컬러 입력란 옆의 아래쪽 화살표를 클릭하고 카테고리의 색상을 선택한다. 그 후 단축키 입력란 옆의 아래쪽 화살표를 클릭하고 카테고리의 단축키(CTRL+F2~F12)를 선택한다. 이 키는 아웃룩에서 다른 기능에 사용하지 않기 때문에 카테고리 단축키로 쓸 수 있다.
  3. 대화상자에서 확인을 클릭한 후 컬러 카테고리 대화상자에서 확인을 다시 클릭하면 목록에 새로운 카테고리가 추가된다. 참고로, 선택할 수 있는 색상은 25가지만 단축키는 11개이므로 가장 자주 사용하는 카테고리에 단축키를 설정하는 것이 좋다.
  4. 이메일에 카테고리를 적용하려면 이메일을 선택한 후, 카테고리 행의 아무 곳이나 우클릭해 드롭다운 목록에서 카테고리를 선택하면 된다. 또한, 이메일은 하나 이상의 카테고리를 가질 수 있다. 카테고리를 제거하려면 선택한 이메일을 카테고리 행에서 아무 곳이나 우클릭하고 드롭다운 목록에서 모든 카테고리 삭제를 클릭한다. 그러면 선택한 이메일에 적용된 모든 카테고리가 삭제된다. 다른 이메일에는 영향을 끼치지 않는다.
이메일의 카테고리를 생성하는 것 또한 추후 검색을 쉽게 하는 데 도움이 된다. © Julie Sartain

03 퀵 스텝 사용하기

퀵 스텝(Quick Steps)은 복수의 이메일을 특정 폴더로 이동하거나 삭제, 복사, 전달하는 등 여러 작업을 한 번 클릭으로 자동화하는 기능이다. 단일 발신인에서 여러 개 이메일을 수신하는 경우 더 유용하다.

아웃룩 퀵 스텝을 이용해 특정 프로젝트의 이메일 여러 개를 단일 폴더로 이동하는 등 이메일 작업을 자동화할 수 있다. © Julie Sartain

일단 퀵 스텝을 이용해 작업을 자동화하면, 이메일을 클릭하고 퀵 스텝 메뉴에서 자동화된 작업을 클릭하면 된다. 또한 원하는 작업을 단축키로 할당할 수도 있다(다시 한번 강조하지만, 9개 단축키만을 사용할 수 있으므로 신중하게 선택해야 한다). 새로운 퀵 스텝을 만드는 방법은 다음과 같다.

  1. 홈 탭에서 ‘퀵 스텝’ 그룹의 아래쪽 화살표를 클릭하고 목록에서 새로 만들기를 클릭하거나, 첫 번째 목록에서 새로운 퀵 스텝을 선택하고 두 번째 목록에서 사용자 정의를 선택한다. 퀵 스텝 편집 대화 상자에서 이름 입력란에 작업 이름을 입력한다.
  2. 동작 선택을 클릭하고 아래쪽 화살표를 선택한 후, ‘폴더로 이동’ 드롭다운 목록에서 하나를 선택한다. ‘폴더로 이동’ 동작 아래 ‘폴더 선택’ 목록에서 대상 폴더를 선택한다.
  3. 이제 마침을 클릭하거나, 동작 추가 버튼과 동작 선택 버튼을 다시 클릭해 ‘읽은 것으로 표시’ 등의 두 번째 자동화된 작업을 선택한다. 옵션 창에서 단축키 입력란을 클릭하고 CTRL+SHIFT+1~9까지 목록에서 키를 선택한다. 그 후 툴팁 텍스트 상자에서 툴팁을 입력한다. 이제 마침을 클릭하면 끝난다.
  4. 이번 예제에서는 벤더가 전송한 이메일을 클릭한 후 (목록에서 Vendors를 선택한다) 이메일이 읽은 것으로 표시되고 Vendors 폴더로 이동하는 작업이 한 번에 처리된다. 별도로 정의한 단축키를 이용할 수도 있지만 키보드 단축키는 오직 글자 키 위의 숫자키로만 사용할 수 있다. 숫자 키패드 위의 숫자는 인식하지 않는다.
일단 퀵 스텝을 구성하면 이메일을 클릭하고 퀵 스텝을 선택해 아웃룩이 나머지 작업을 처리하도록 할 수 있다. © Julie Sartain

04 이메일 템플릿 이용하기

수신인의 이름과 이메일 주소를 제외한 나머지는 같은 이메일을 수십 명 또는 그 이상에 자주 보낼 일이 있다면 이메일 템플릿이 매우 유용하다.

반복적으로 전송하는 이메일은 아웃룩 템플릿으로 만들어 두면 편하다. © Julie Sartain
  1. 보낸 편지함 폴더에서 원하는 형식 서신 타입 이메일 중 하나를 고른다. 이 이메일을 자신에게 전달한 후 수신인 이름, 이메일 주소, 기업 등의 정보를 편집한다. 그리고 파일 > 다른 이름으로 저장을 클릭하고 파일명을 입력한 후 아웃룩 템플릿을 파일 포맷으로 선택한다.
  2. 이제 파일 탭의 ‘새로 만들기’ 그룹에서 새로운 항목 > 더 보기 > 형식 선택을 선택한 후, 아래쪽 화살표를 클릭해 형식 목록을 확인한다. 파일 시스템에서 사용자 템플릿을 선택한 후 목록에서 저장한 이메일 템플릿을 선택, 열기를 클릭한다. 자신만의 인사말을 더하고 이메일 주소를 넣은 후 보내기만 클릭하면 된다.
템플릿을 사용하면 이메일을 보내기 전에 주소와 기타 세부 사항을 별도로 정의할 수 있다. © Julie Sartain

05 조건부 서식 규칙 이용하기

많은 사람이 조건부 서식 규칙을 만들 수 있다는 것을 몰랐을 것이다. 기본적으로 수신한 이메일에 자동으로 추가할 수 있는 몇 가지 맞춤형 속성으로 특정 이메일을 더 눈에 띄게 할 수 있다. 예를 들어, 고급 보기 설정의 ‘조건부 서식’ 섹션에서 정의한 규칙 또는 조건에 따라 밑줄, 두껍게, 이탤릭체 등 폰트 속성과 색상을 변경할 수 있다.

조건부 서식 기능을 이용하면 특수 폰트 또는 색상을 통해 이메일 더미에서 특정 종류의 이메일을 쉽게 구분할 수 있다. © Julie Sartain
상사가 보낸 이메일이 밝은 자주색의 스텐실 폰트로 표시되면 실수로 지나치는 일은 없을 것이다. © Julie Sartain
  1. 파일 탭의 ‘현재 보기’ 그룹에서 ‘보기 설정’을 선택한다. 조건부 서식 버튼을 클릭한 후 조건부 서식 대화상자에서 추가 버튼을 클릭하고 규칙/조건의 기능을 나타내는 이름을 입력한다. 예제에서는 편집장이 보낸 이메일이 눈에 잘 띄도록 편집장을 입력했다.
  2. 폰트 버튼을 클릭해 해당 장면의 서식을 정의한다. 즉, 폰트 이름, 색상, 밑줄이나 삭제표시 등의 속성을 정의한다 (두껍게 혹은 이탤릭체의 경우, 장면의 일환으로 이런 속성을 제공하는 폰트를 선택한다). 마치면 확인을 클릭한다.
  3. 다음으로 조건 버튼을 클릭하고 조건을 정의한다. 예를 들어, 이메일 또는 제목 줄, 보낸 사람 또는 받는 사람 이메일 주소, 이메일에서 자신의 이메일 주소가 표시되는 곳(받는 사람, 보낸 사람, 참조 등), 일반 시간 또는 날짜(오늘, 어제, 지난주, 지난달 등)에서 특정 단어를 선택할 수 있다. 선택을 마치면 확인을 클릭한다.
  4. 대화상자가 닫히면 조건부 서식 대화상자에서 확인을 클릭한 후 고급 보기 설정 대화상자에서 확인을 다시 클릭한다. 이번 예제를 기준으로 이제 편집장 또는 북커버스플러스(BookCoversPlus)로부터 이메일을 받을 때마다 이메일이 자주색의 스텐실 폰트로 표시된다.

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기사출처 : IT WORLD from IDG
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