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‘슬랙’의 최신 비즈니스 기능을 제대로 사용하는 방법

2020-09-04

슬랙이 지난 봄과 여름, 더욱더 원활한 원격근무를 지원하는 많은 기능을 새롭게 선보였다. 슬랙 사용자는 이러한 새 옵션들을 통해 기존 캘린더 툴을 쉽게 통합하거나, 일상적인 작업을 자동화하고, 모바일상의 대화를 추적할 수 있다. 

여기서는 최신 비즈니스 기능들과 사용법을 소개한다. 단, 때에 따라 유료 플랜에서만 사용할 수 있거나 워크스페이스 관리자 권한 및 승인이 필요할 수도 있다. 

ⓒSlack / Scott Webb

1. 모바일과 PC에서 동시 알림 받기


사무실에서 잠시 자리를 비웠거나, 혹은 원격근무 중일 때는 모바일 기기와 슬랙 데스크톱 앱 모두에서 알림을 받는 게 도움이 된다. 부재중이라고 알릴 필요 없이 잠시 휴식을 취하면서도 중요한 메시지를 받을 수 있다. 

슬랙 데스크톱 앱에서 워크스페이스(workspace) 이름을 클릭한다. 그리고 환경설정(Preferences) > 알림(Notifications)을 선택한다. 메뉴 맨 아래로 스크롤을 내리면 ‘데스크톱에서 활성 상태가 아닐 때(When I’m not active on desktop…)’라는 항목이 보인다. 여기서 ‘활성 상태여도 즉시(immediately, even if I’m active)’를 선택하면 된다.

데스크톱 앱에서 활성 상태여도 모바일 기기에서 알림을 받을 수 있다. 짧은 휴식에 적합하다. ⓒIDG

2. 메시지에 하이퍼링크 추가하기

전체 URL을 보내지 않고도, 특정 텍스트에 하이퍼링크를 걸어서 ‘압축적인’ 메시지를 보낼 수 있다. 링크를 연결하려는 단어/문장을 선택하고 메시지 작성 창 아래의 서식 도구 모음에서 링크 아이콘을 클릭하거나 Ctrl-Shift-U를 누르면 된다(맥은 ⌘-Shift-U). 

3. 바로가기 메뉴로 빠르게 움직이기


슬랙 바로가기를 사용하면 자주 사용하는 작업(예: 통화, 리마인더 설정 등)에 빠르게 액세스할 수 있다. 또한 이 기능은 서드파티 앱과 연결해 사용할 수 있다. 이를테면 두들봇(Doodle Bot)을 연결해 미팅 시간을 신속히 확인한다. 폴리(Polly)를 연결한다면 간단한 설문조사를 빠르게 진행할 수 있다. 

메시지 작성 창 아래의 번개 모양 아이콘을 클릭하고, 원하는 바로가기를 선택하면 된다. 

바로가기 메뉴로 자주 사용하는 작업의 속도를 높일 수 있다. ⓒIDG

바로가기를 추가할 수도 있다. 번개 모양 아이콘을 누르고 스크롤을 아래로 내리면 ‘앱에서 바로가기 추가(Add shortcuts from apps)’가 나온다. 여기서 ‘바로가기를 사용하여 더 많은 앱 가져오기(Get more apps with shortcuts)’를 클릭해 원하는 앱을 고르면 된다. 

원하는 앱을 누르면 슬랙 사이트로 이동한다. ‘슬랙에 추가(Add to Slack)’를 클릭하면 된다. 해당 페이지에서 앱과 관련한 세부 내용도 함께 확인할 수 있다. 만약 워크스페이스 관리자 권한이 없다면 관리자에게 앱 검토 및 추가를 요청할 수 있는 양식이 표시된다. 

4. 모든 워크스페이스 구성원에게 아웃룩 캘린더 또는 구글 캘린더 액세스 권한 부여하기


슬랙과 캘린더를 연결하면 아웃룩이나 구글 캘린더를 동기화할 수 있다. 예를 들어 슬랙에서 이벤트를 생성했거나 통화 중이라면, 캘린더에 사용자의 현 슬랙 상태가 자동 업데이트된다. 

아웃룩 캘린더와 구글 캘린더 앱은 사용자가 슬랙에서 하루 일정을 확인하고 관리하는 데 도움을 준다. ⓒSlack

이전에는 한 워크스페이스 사용자가 아웃룩 캘린더 또는 구글 캘린더 앱을 슬랙에 설치한 다음, 각 사용자가 자신의 오피스 365/마이크로소프트 365 또는 G 스위트 계정을 슬랙 앱에 연결해야 했다. 

그러나 이제 슬랙 워크스페이스 소유자와 관리자는 모든 팀 구성원이 이를테면 회사 이메일 도메인으로 캘린더 앱 액세스 권한을 부여할 수 있다. 

물론 문제가 있긴 하다. 사용자의 캘린더에 슬랙 액세스를 허용하려면 오피스 365 또는 G 스위트 계정 관리자 권한이 필요하다는 점이다. 그렇지 않으면 사무실 관리자에게 G 스위트 또는 아웃룩에서 슬랙 액세스를 허용하도록 요청해야 한다. 

슬랙은 이메일 도메인을 공유하는 슬랙 워크스페이스 전체 구성원 인증 방법을 슬랙 사이트를 통해 안내하고 있다. 먼저, 캘린더 앱을 워크스페이스에 설치하고 계정을 추가한다. 그다음 오피스 365/마이크로소프트 365 또는 G 스위트에서 슬랙 액세스 권한을 부여하고 계정을 인증한다. 엔터프라이즈 그리드(Enterprise Grid) 고객이라면 슬랙 워크스페이스를 하나 이상 선택하여 인증한다.

모든 워크스페이스 사용자에게 캘린더 앱 액세스 권한을 부여하려면 오피스 365/마이크로소프트 365 또는 G 스위트 관리자 권한이 필요하다. ⓒSlack

인증이 완료되면, 같은 이메일 도메인으로 생성된 슬랙의 모든 계정은 캘린더 앱에 자동 연결된다. 워크스페이스 구성원은 아웃룩 또는 구글 캘린더 앱을 사용할 수 있으며, 동기화를 활성화하고 알림을 설정하라는 메시지를 받게 된다. 

5. 외부 파트너와 채널 공유하기

슬랙으로 외부 조직이나 게스트와 커뮤니케이션하려면, 별도 채널을 만들어 공유하면 된다. 오래전부터 슬랙은 유료 고객에 한정해 외부 조직과 공유할 수 있는 채널을 만들 수 있도록 지원했지만, 지난 6월 최대 19개 조직 및 파트너를 단일 채널로 연결할 수 있는 ‘슬랙 커넥트’를 선보였다. 이는 여러 계약업체 및 하도급 업체가 참여하는 협업 프로젝트에 도움이 될 수 있다. 

새 채널 만들기부터 시작하라. 슬랙의 좌측 탐색 창에서 채널(Channels) 옆의 +를 클릭한 다음, 채널 생성(Create a channel)을 선택하면 된다. 채널명을 지정하고 간단한 설명을 입력한 후 채널 공개 여부를 결정한다. 비공개 채널은 초대를 받아야만 액세스할 수 있으며, 공개 채널에서는 구성원 누구나 접속할 수 있다. 

슬랙 커넥트를 사용하면 19개 조직 및 파트너를 단일 채널로 연결할 수 있다. ⓒSlack

그러고 나서 ‘[워크스페이스 이름] 외부 공유하기(Share outside)’를 누르고 다음(Next)을 선택한다. 초대할 사람의 이메일 주소를 입력하고 완료를 클릭하면 된다(각 이메일은 쉼표로 구분한다). 

수신자가 초대를 수락하고, 관리자가 해당 초대를 승인하면 완료된다. 경우에 따라 초대받은 사람의 조직 관리자가 승인해야 할 때도 있다. 초대장은 7일간 유효하므로 그 기간 내에 수락과 승인이 이뤄져야 한다.

6. 워크플로우 빌더(Workflow Builder)의 향상된 기능 활용하기  

슬랙의 워크플로우 빌더를 사용하면 진행 상황 보고서, 일일 스탠드업 미팅, 신입사원 환영과 같은 반복 작업을 자동화할 수 있다. 특히 워크플로우는 템플릿이나 커스텀 빌드를 기반으로 한다. 코딩이 필요 없다. 슬랙에서 피드백이나 여러 정보를 수동으로 수집하는 데 걸리는 시간을 줄일 수 있다. 

작년 가을 공개된 워크플로우 빌더는 올해, 이를 더 쉽게 사용할 수 있도록 여러 기능이 향상됐다. 

예를 들면 이전에는 워크플로우에서 메시지를 서식 설정하려면 마크업을 사용해야 했다. 이번 업데이트는 메시지에 자동 서식(예: 굵은 글씨, 기울임 꼴, 취소선 등)을 사용하거나 코드 줄을 표시하는 방법을 지원한다. 서식 모음이나 키보드 단축키(예컨대, ⌘-I 또는 Ctrl-I)를 사용하면 된다. 

또한 워크플로우 빌더의 ‘예약 날짜 및 시간(Scheduled date & time)’ 기능을 개선해 특정 시간에 또는 반복적으로 워크플로우를 실행할 수도 있다.

슬랙의 워크플로우 빌더 템플릿 가운데 하나는 건강을 관리하고 휴식을 취하도록 알림을 주는 데 도움이 된다. ⓒIDG

이 밖에 슬랙은 ‘집에서 일하면서 건강하게 지내기(Stay healthy while working from home)’라고 불리는 것을 포함한 원격근무용 새 템플릿을 추가했다. 사용자 혹은 팀에게 휴식을 취하도록 상기시키는 것이 목표다. 이를 추가하려면 템플릿 모음에서 해당 템플릿을 선택하고 다운로드하면 된다. ‘healthy_reminders.json’이라는 파일이 다운로드될 것이다. 

그다음 슬랙에서 워크스페이스 이름을 누르고, 도구(Tools) > 워크플로우 빌더(Workflow Builder)를 클릭한다. 오른쪽 위에 있는 가져오기(Import) 버튼을 선택하고 프롬프트에 따라 설치하라. 시간, 일자, 빈도 및 메시지를 편집하고 나서 준비가 됐다면 게시하기(Publish)를 누르면 된다. 

7. 원격근무용 이모지 추가하기

한동안 슬랙은 맞춤형 이모지를 만들 수 있는 기능을 제공해왔다. 이번에는 원격근무 확산에 대응해 재택근무와 관련된 이모지 모음을 공개했다. 사용자는 반려견을 산책시키고 있거나, 아이들을 돌보거나, 방해받지 않고 집중하고 싶다는 의사를 이모지로 빠르게 표현할 수 있다. 

슬랙의 원격근무용 이모지 팩으로 사용자의 반려묘가 키보드를 누르고 있다는 사실을 알릴 수도 있다. ⓒIDG

슬랙의 메시지에서 이모지(Emoji) 아이콘을 클릭한 다음, 이모지 창 하단에 있는 이모지 추가하기(Add Emoji) 버튼을 누르면 된다. 원격업무(Remote Work) 이모지 팩을 찾아서 추가하기(Add pack)를 클릭한다. ciokr@idg.co.kr

기사출처 : IT WORLD from IDG
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